Dokumentencenter
Willkommen im Dokumentencenter der Steuerkanzlei Axel Birmele
Ich war mit Sicherheit der erste Steuerberater weltweit, der das Dokumentencenter in seiner Steuerkanzlei im Einsatz hatte, da die hierzu benötigte webserverbasierende Software bereits im Juni 2008 von der Firma nVista technologies GmbH speziell für meine Steuerkanzlei programmiert wurde.
Die Firma nVista technologies GmbH entwickelt das Dokumentencenter seither kontinuierlich weiter und bietet dieses auch anderen Steuerkanzleien an.
Es hat sich zwischenzeitlich zu einer Standardsoftware weiterentwickelt, die von zahlreichen Steuerkanzleien bundesweit eingesetzt wird und mehrere Tausend Mandanten tauschen damit täglich unzählige Dokumente mit ihren jeweiligen Steuerberatern aus.
Selbstverständlich setzt das Dokumentencenter dabei alle sicherheitsrelevanten Anforderungen an moderne Online-Anwendungen um. Die Kommunikation mit dem Dokumentencenter erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Der Zugriff auf die einzelnen Dokumente wird zudem durch eine Kombination verschiedener Sicherheitstechnologien und Maßnahmen geschützt.
Mit der nVista Dokumentencenter-App können diese Prozesse zwischenzeitlich auch bequem vom Smartphone aus gesteuert werden.
Hier könnnen Sie sich zum Dokumentencenter anmelden:
Das Dokumentencenter besteht aus dem Upload-Center und dem Download-Center.
Das Upload-Center:
Hier können Sie sich in den Mandantenbereich meiner Steuerkanzlei einloggen, um Ihre eingescannten Buchhaltungsbelege mittels einer verschlüsselten und sicheren Internetverbindung (https) von Ihrem Rechner auf meinen Server zu übertragen.
Hierzu erhalten Sie von mir einen Benutzernamen und ein Passwort, mit dem Sie sich auf dem Upload-Center einloggen können. Das von mir erstellte Passwort können Sie selbstverständlich jederzeit ändern.
Sie können dann die im PDF-Format eingescannten Dokumente hochladen und anschließend auf meinen Web-Server übertragen. Weiterhin sehen Sie die bereits an mich übersandten Dokumente der letzten drei Monate (danach werden diese im Upload-Center automatisch in das Archiv verschoben).
Damit Ihre eingescannten Buchhaltungsbelege im PDF-Format reibungslos gebucht werden können, müssen wir diese dem Belegtyp, dem Buchungsmonat und dem Buchungsjahr zuordnen können.
Neuerdings dürfen Ihre Dateien auch einen beliebigen Namen besitzen und die Namensgebung erfolgt von uns automatisch. Hierfür müssen Sie beim Hochladen aus nur drei Abfragen die entsprechend vorbelegten Felder anklicken.
Das Einscannen und anschließende Hochladen geht für Sie deshalb noch viel schneller und unkomplizierter als bisher.
Das Download-Center:
Ich arbeite intensiv daran, die Übertragungswege von meiner Steuerkanzlei zum Mandanten so effektiv und schnell wie möglich zu gestalten.
Aus diesem Grund wurde das Kommunikations-Center im Laufe des Jahres 2008 kontinuierlich ausgebaut und schließlich am 01.09.2008 vollständig in Betrieb genommen. Es kann inzwischen also bereits auf einen mehrjährigen Praxiseinsatz verweisen. Es wurde und wird auch zukünftig kontinuierlich weiter ausgebaut, um es Ihren individuellen Bedürfnissen und aber auch denen meiner Steuerkanzlei anzupassen.
Auf Wunsch werden wir hier Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Summen- und Saldenlisten, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und weitere Auswertungen im PDF-Format einstellen, die Sie dann schnell und unkompliziert auf Ihrem Rechner speichern, ausdrucken oder auch nur einsehen können.
Sobald wir neue Dokumente für Sie bereitgestellt haben, erhalten Sie automatisch eine E-Mail, die Sie darauf hinweist, dass neue Dokumente für Sie bereitgestellt wurden. Ferner wird angegeben, welchen Themenbereich (BWA, Lohn, Korrespondenz Mandant, Korrespondenz Finanzamt, Korrespondenz Sonstige, Jahresabschluss und Gewinnermittlung, Steuererklärungen, Rechnungen von StB) die neuen PDF-Dokumente betreffen.
Die Dokumente, die im Downloadcenter eingestellt wurden, werden automatisch nach zehn Jahren wieder gelöscht.
So können Sie damit jederzeit und von jedem Ort der Welt, vorausgesetzt Sie verfügen über einen Internetanschluss, Ihre von Ihrem Steuerberater erstellten Unterlagen und Auswertungen herunterladen.